Biaya truck pada transportasi logistik

Sumber: https://romailprincipe.wordpress.com/2012/04/17/biaya-truck-pada-transportasi-logistik/#more-2046

Akhir-akhir ini saya tertarik membuat template atau dashboard untuk beberapa pekerjaan yang saya pernah lakukan. Mulai dari perhitungan finansial dari sebuah proyek, perhitungan biaya truck sampai ke perhitungan pembangunan sebuah gudang. Ketertarikan saya untuk menampilkan itu dalam sebuah template yang menarik dan memudahkan user selain saya untuk melakukan analisa. Berikut saya coba share template biaya trucking dalam konteks transportasi logistik.

Memulai tulisan ini saya coba membuka dengan beberapa pertanyaan yang lazim saya temui ketika menghitung biaya perjalanan dari sebuah truck, beberapa pertanyaan tersebut adalah sbb :
Berapa banyak biaya-biaya transportasi yang dikeluarkan untuk aktifitas logistik sebuah perusahaan? Berapa banyak yang harus dibayarkan ke hal-hal yang tidak dapat dipertanggung jawabkan seperti : Uang Mel, Uang Portal, Uang Polisi, Timbangan, Preman, dll? Berapa liter konsumsi pemakaian bahan bakar dari setiap truck yang dimiliki? Berapa besar biaya perawatan untuk setiap truck? Biaya pemakaian vendor sangat besar, apakah jika melakukan investasi truck menurunkan biaya logistik? Pertanyaan-pertanyaan tadi membuka pemikiran besarnya biaya yang dibutuhkan untuk aktifitas transportasi logistik pada setiap jenis usaha.
Pada buku Logistical Management (Closs and Bowersox, p368) komponen dari biaya transportasi adalah biaya Variabel, Fixed, Joint and Common. Saya coba membahas Variabel dan Fixed Cost dimana Variabel muncul setiap ada aktifitas pengiriman dan Fixed adalah biaya yang sudah dipastikan tetap ada meskipun tidak ada aktifitas pengiriman. Joint Costs dan Common Costs yang disebutkan di buku tersebut menurut saya sebenarnya sudah ter-cover pada komponen Variable Costs.

Contoh di atas adalah resume data riil biaya variabel untuk pengiriman dengan menggunakan truck berpendingin dari daerah Jakarta timur ke beberapa destinasi. Template di atas dirancang untuk mengetahui secara detail biaya perjalanan dari sebuah truck dan tentunya bersifat sebagai data mentah untuk dianalisa oleh penyelia atau manajer.
Tentunya data-data mentah tersebut belum bisa ‘dibaca’ untuk menjadi pendukung keputusan atau kebijakan, diperlukan adanya pengolahan data lebih mendalam serta analisa untuk membuat data tersebut ‘berbicara’ menjadi sebuah informasi detail yang nantinya akan menjadi dasar sebuah keputusan. Adanya data-data tersebut mungkin bisa menjawab beberapa pertanyaan berikut :

• Apakah biaya truck sudah berada pada tingkat paling efisien? Seberapa jauh pergerakan data biaya satu truck dengan truck yang lain?
• Apakah para driver / helper melakukan pencurian BBM, atau apakah terjadi penggantian ban dengan ban yang lebih murah?
• Apakah uang jalan dari setiap destinasi sudah benar demikian adanya?
• Apa komponen biaya perjalanan paling besar?

Saya mencoba membuat satu template perhitungan biaya truck untuk memonitor biaya-biaya dan memastikan bahwa pendapatan yang dihasilkan sebuah truck berada di atas biaya yang dikeluarkan. Saya mengasumsikan bahwa saya adalah pemilik truck yang akan menjual jasa penyewaan truck kepada perusahaan atau orang yang membutuhkan, Pada kasus ini, saya menginginkan adanya sebuah template yang memudahkan saya mengetahui apakah harga jual saya sudah mengcover seluruh biaya dan apakah penjualan ini menguntungkan bagi saya?


Melalui asumsi-asumsi umum yang diambil, maka pemilik truck bisa menentukan struktur biaya dari setiap perjalanan truck. Nantinya setelah seluruh biaya bisa didefinisikan dengan baik, maka pemilik truck bisa mengetahui apakah pendapatan yang dihasilkan truck ini sudah berada pada tingkat yang menguntungkan. Output dari data-data di atas kira-kira adalah sbb :

Data-data fixed dan variable cost tersebut bisa didapatkan dari input data mentah yang dimasukkan setiap hari sehingga menghasilkan biaya yang kurang lebih mendekati actual. Jika sudah memiliki data fixed dan variable cost tertentu, maka kita bisa menganalisa prosentase biaya tersebut, serta untuk lebih menarik dan sedikit menggunakan simulasi, kita bisa mengasumsikan sejumlah pendapatan dari truck dan menganalisanya ke dalam bentuk sebuah grafik sbb :


Dengan menggunakan angka penjualan per km yang didapatkan dari sebuah truck, maka bisa diketahui dengan singkat bahwa pendapatan yang dihasilkan truck lebih besar daripada biaya yang ditimbulkan, sehingga keputusannya adalah tetap bertahan pada level harga tersebut. Pada data di atas, saya sebagai pemilik truck baru akan untung jika Revenue saya berada di atas Total Cost yang ditunjukkan pada Kilometer 800-1,000, artinya utilisasi kendaraan saya harus berada pada angka tersebut per bulannya.
Contoh template di atas tentunya mungkin masih jauh dari sempurna atau dapat dilakukan penggalian analisa yang lebih mendalam lagi, namun secara umum pemakaian template untuk analisa harus memudahkan user. Pembuat template excel haruslah memikirkan kemudahan-kemudahan bagi user untuk melakukan input pada ‘cell’ excel yang benar, menggunakan asumis tepat dan dengan sebuah formula maka output dalam bentuk hasil grafik ataupun informasi untung rugi sudah harus bisa didapatkan. Penggunaan template semacam ini memudahkan pengambilan keputusan secara cepat dan mendukung monitoring terhadap biaya transportasi.